Käyttöönotto

Teknisesti palvelu on mahdollista saada käyttöön jopa saman päivän aikana. Tyypillisesti aikaa kuitenkin kuluu taloyhtiön päätöksentekoprosessiin, asukkaiden tiedottamiseen sekä vastuuhenkilöistä sopimiseen.

Seuraavassa on kuvattu suosittelemamme 3 kuukauden pilottivaiheeseen perustuva käyttöönottoprosessi, jolla varmistetaan, että varausjärjestelmä vastaa tarpeisiin ja käyttö lähtee sulavasti käyntiin. Pilotin toteuttaminen on myös taloyhtiölle riskitön, sillä järjestelmästä ei veloiteta kk-maksua ensimmäisen 3 kuukauden aikana.

1. Kokeilutunnusten luonti ja järjestelmän konfigurointi

• Luomme käyttöönne kokeilutilin, jota voidaan myöhemmin käyttää suoraan myös varsinaisena tuotantotilinä
• Tarkoitus on heti alussa konfiguroida järjestelmä sillä oletuksella, että se voidaan myöhemmin ottaa varsinaiseen käyttöön



• Keskeiset päätettävät asiat ja toimenpiteet:
  - Mitä varattavia kohteita palveluun tuodaan?
  - Varausten hinnoittelu, varausikkunat ja säännöt (kaikkia näitä voidaan päivittää myös myöhemmin)

2. Pilottijakson käynnistys ja tiedotus asukkaille

• Hallituksen, isännöitsijän tai yhtiökokouksen päätös pilotin käynnistämisestä (käytännöt vaihtelevat taloyhtiöittäin)
• Asukastiedotteen ja -ohjeistuksen laadinta
  - Tarjoamme tähän valmiit mallipohjat
  - Suosittelemme, että asukkaille lähetetään tiedote ja lisäksi varausohjeet tulostetaan taloyhtiön ilmoitustaululle ja saunatilan yhteyteen



• Keskeiset päätettävät asiat ja toimenpiteet:
  - Kuka on järjestelmän pääkäyttäjä (esim. isännöintitoimisto, huoltoyhtiö tai hallituksen jäsen)
  - Pääkäyttäjän vastuulla on hintojen ja varausikkunoiden ylläpito järjestelmässä, mahdollisten vakiovuorojen päivittäminen kalenteriin sekä yhteyshenkilönä toimiminen sekä asukkaiden että SaunaOnlinen suuntaan
  - Virallinen käyttöönottopäivä
  - Sopimuksen allekirjoittaminen SaunaOnlinen kanssa

3. Päätös jatkaa palvelun käyttöä pilotin jälkeen

• Johtopäätökset 3 kk:n pilottijaksosta
• Mitään uusia toimenpiteitä tai päätöksiä ei tarvita, mikäli järjestelmän käyttöä jatketaan
• (Sopimuksen irtisanominen, mikäli käyttöä ei haluta jatkaa pilotin jälkeen)